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Thursday, April 28, 2005

翻新你的 Mail 收件匣

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果你覺得你的 Mail.app 裡信件匣亂得一踏糊塗、或者你不太擅長管理信件匣內的郵件,或許你可以參考 Merlin D. Mann(43Folders 的站長)在 Macworld 這裡 所提供的 Mail 信件匣管理建議。(其實不限定什麼郵件軟體才是)

在這篇建議裡頭,Merlin 提到一個重點即是,管理這些郵件訊息的關鍵在於評估該封信所需的回應,然後快速地化為行動處理。當然,除了一般郵件程式裡必備的過濾及設定信件規則的功能外,他另外建議對你的收件匣(inbox)做規劃。

The key to managing these important messages is to evaluate each one for the response it requires and then quickly convert that evaluation into action.


圖片來源:Macworld

他建議使用者將郵件的目錄結構分成七個基本的檔案夾,每個檔案夾都由其中郵件所需的回應來定義(如上方的畫面所示)

> Inbox (收件匣):只存放尚未讀取或尚未處理的項目。
> Respond (快速回覆):針對僅需要簡短回覆的郵件,不用幾分鐘就能解決的,你可以定時瀏覽這個檔案夾,簡短回覆這些郵件。
> Action (需要行動):你不可以簡短回覆的郵件,需要一些時間來處理的,例如需要做研究的、或是詳細的報告、工作處理等等。
> Hold (停滯暫留):你可能接下來幾天會結束的郵件或每週會處理的,譬如新的登錄資訊、郵件包裹追蹤的網頁。
> Waiting (等待對方):需要等待寄件者進一步動作的郵件。
> Archive (存檔備份):任何你將來想要參考或備份的郵件。這裡便是你可以放置其他許多特殊主題子檔案夾的地方。
> Trash (垃圾桶):垃圾郵件....等,你不再需要的郵件。

有了這些檔案夾,瀏覽你的收件匣就代表決定每封郵件所需的動作。如果需要馬上有進行的,就馬上進行,不然就移到符合適當動作的檔案夾。不然,就是依你的分類存放到存檔檔案夾 (Archive)、要不就只有刪除它。

每個人管理郵件的方式不一定相同,而 Merlin 的建議還不錯,或許值得參考一下!起碼你的郵件程式裡,不再是一堆雜亂無序的信件匣了。

延伸連結:Macworld > The inbox makeover